L’EMPLOYEUR PEUT-IL CONSULTER LA MESSAGERIE DES SALARIES DANS L’ENTREPRISE ?

Le principe général en la matière est le suivant : les fichiers professionnels du salarié (sous forme informatique ou sous forme papier) appartiennent à l’entreprise. L’employeur peut donc les consulter librement.

Si un code d’accès ou un mot de passe est nécessaire, le salarié devra au besoin le communiquer ; le salarié commettrait une faute en faisant obstacle à l’intervention de l’employeur. (Cass. Soc. 18 mars 2003 n°01-41.343)

En revanche et à contrario, si l’administrateur réseau détient ces codes, l’employeur n’a pas l’obligation de les demander au salarié.

La difficulté réside en réalité dans la détermination du caractère personnel ou professionnel du fichier contenu dans la messagerie professionnelle du salarié qui n’est pas toujours apparent.

Dans les faits, si le fichier ne comporte pas d’intitulé ou si ce dernier n’est pas évocateur quant à sa nature, le fichier doit être considéré comme étant professionnel.

En effet, dès lors que le salarié ne les a pas identifiés comme personnels, les dossiers et fichiers qu’il créé grâce à l’outil informatique mis à sa disposition pour l’exécution de son travail, sont présumés avoir un caractère professionnel.

Par conséquent, l’employeur y a accès sans que la présence du salarié ne soit requise et il pourra parfaitement se prévaloir des informations recueillies à cette occasion. (Cass. Soc. 18 oct. 2011 n°10-26.782)

Il convient de préciser que la Cour de Cassation a étendu aux courriers électroniques adressés par le salarié, les règles gouvernant précisément l’ouverture des fichiers informatiques, savoir « les courriers adressés par le salarié à l’aide de l’outil informatique mis à sa disposition par l’employeur pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel » et donc « l’employeur est en droit de les ouvrir librement ». (Cass. Soc. 15 déc. 2010 n°08-42.486)

Il y a donc lieu d’en déduire que les fichiers personnels ne peuvent être ouverts par l’employeur en dehors de la présence du salarié.

De plus, pour être reconnus comme personnels, les fichiers doivent être identifiés comme tel.

Enfin, des courriels et fichiers intégrés dans le disque dur de l’ordinateur professionnel ne sont pas identifiés comme personnels du seul fait qu’ils émanent initialement de la messagerie électronique personnelle du salarié. (Cass. Soc. 19 juin 2013 n°12-12.138)

Une décision rendue par la Cour d'Appel de POITIERS a jugé en la matière que quand bien même elles n’avaient pas été mentionnées comme étant à caractère personnel, des appréciations désobligeantes allant au-delà de l’humour, ne peuvent être considérées comme caractérisant une faute grave justifiant le licenciement quand elles sont destinées à garder un caractère confidentiel et relèvent à ce titre de la liberté d’expression. (Cour d'Appel POITIERS 30 nov. 2011 n°10/01215)

La Cour a estimé que « s’il est constant que ce trombinoscope comporte à l’égard des salariés et du dirigeant et de son épouse des appréciations désobligeantes (fainéante, vieille, frustrée, ne fait rien, potins, incompétence, …) qui vont au-delà de l’humour, ces appréciations, qui étaient destinées à garder un caractère confidentiel et relèvent à ce titre de la liberté d’expression, ne peuvent être considérées comme caractérisant une faute grave justifiant le licenciement ».

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Pour conclure, il est établi que l’employeur peut consulter librement les fichiers et courriels détenus par un salarié sur l’outil informatique mis à sa disposition par l’employeur, hormis les fichiers personnels expressément spécifiés comme tels par le salarié.

Ainsi, les éléments portés à la connaissance de l’employeur pourront éventuellement constituer des preuves licites d’une faute pouvant entraîner une sanction disciplinaire allant jusqu’au licenciement.

Néanmoins, concernant des propos dénigrants ou injurieux, il conviendra de les examiner au préalable pour savoir :

-  si ces propos ont été diffusés et peuvent alors porter atteinte à l’image de l’employeur ou de l’un de ses représentants,

-  ou s’il s’agit d’une correspondance personnelle entre deux collègues par exemple, qui serait alors protégée par la liberté d’expression.

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